La IMPORTANCIA de la gestión del tiempo.

Para nuestra vida.

¡HOLA! Soy Diego Puertas, un joven muy curioso, estudiante, emprendedor, inversor y quizás también un poco “cuñao”, no lo niego…🙃

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“No existe la falta de tiempo, existe la falta de interés”.

Para lo que realmente interesa, siempre es posible sacar tiempo, aunque tengamos que dejar de hacer otras cosas.

La vida moderna está llena de ladrones de tiempo. Ya sea el teléfono, que zumba en nuestro bolsillo por un tweet, un colega que comenta el último meme en el grupo cuando estás medio de una tarea importante o el aluvión diario de correos electrónicos que no lees.

Constantemente nos roban tiempo, minuto a minuto. Y una vez que has perdido ese tiempo, nunca puedes recuperarlo.

En el artículo de hoy y tras leer los 15 secretos que las personas exitosas conocen sobre la gestión del tiempo desarrollaremos una serie de trucos para mantener la concentración y asegurarnos de que los ladrones de tiempo no tomen la delantera.

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El tiempo es nuestro mayor activo.

¿Alguna vez has deseado poder tener una hora extra en el día para leer, hacer ejercicio o pasar el rato con las personas que amas? Para lograrlo, comprender cómo de valioso es el tiempo, es fundamental.

El primer secreto de la gestión del tiempo, es aprender que el tiempo es el activo más valioso y que, una vez perdido, nunca se puede recuperar. Una buena manera de monitorear este preciado recurso, es desglosarlo. Hay 1.440 minutos en un día, cada uno de los cuales debe invertirse sabiamente.

También podríamos pensar en segundos, el día tiene 86.400 segundos.

Sin embargo, no sería tan interesante, ya que existen un montón de tareas diarias que podemos hacer en un minuto, como hacer 30 abdominales, leer un poema o regar una planta; pero no tantas que se puedan hacer en un segundo.

Una vez que apreciamos lo valioso que es el tiempo, es hora de aprender a priorizarlo. Aquí es donde entra en juego, el segundo secreto, determina y prioriza tu tarea más importante.

La capacidad de identificar prioridades es algo fundamental si queremos gestionar nuestro tiempo de forma correcta.

Por ejemplo, si un alto ejecutivo establece el objetivo de desarrollar una nueva aplicación, su tarea principal podría ser contratar a un nuevo programador. O para el CEO de una empresa nueva podría ser preparar una gran presentación para conseguir una gran inversión. La investigación ha demostrado que tener una tarea prioritaria a diario, da como resultado mayores niveles de felicidad y una mejor concentración.

Un calendario para lograr más y estresarse menos.

Mucha gente está agobiada por interminables listas de tareas pendientes. ¿Cuántas de las tareas han estado ahí durante semanas, estresándote innecesariamente?

Probablemente tengas al menos algunas de esas tareas, y la mejor manera de lidiar con ellas es sacar un calendario. Aquí es donde entra en juego el tercer secreto, cambia la lista de cosas por hacer por un calendario.

Hay investigaciones que han encontrado, que el 41% de los elementos en las listas de tareas pendientes nunca se completan. Una de las razones de esta impactante estadística es que las tareas en dichas listas generalmente no van acompañadas de una nota que indique cuánto tiempo llevará completarlas, y como resultado, las tareas que son más difíciles o menos importantes generalmente se dejan sin hacer.

Eso podría no ser un gran problema, excepto por el hecho de que los elementos sin terminar en su lista de tareas pendientes inevitablemente producirán mucho estrés que podría evitarse fácilmente. De hecho, los investigadores recomiendan elaborar un plan para completar cada tarea.

La gimnasta olímpica Shannon Miller ofrece un buen ejemplo. Logró pasar tiempo con su familia, completar sus obligaciones escolares, entrenar para los Juegos Olímpicos e incluso hacer entrevistas con los medios, todo programando tiempo para tareas importantes.

Esta estrategia se conoce como Timeblocking, increíblemente, todo lo que requiere es mantener un calendario detallado. Al hacerlo, Miller se obligó a priorizar las tareas que la acercarían a lograr su objetivo y, hasta el día de hoy, mantiene un cronograma casi minuto a minuto.

Sin embargo, inevitablemente encontrarás tareas en el calendario que no podrás realizar. Cuando esto sucede, en lugar de dejar que se vayan al pasado, simplemente reprográmalas. Por ejemplo, si por lo general llegas al gimnasio al mediodía, pero tienes que tomar un vuelo a la misma hora, simplemente mueve el entrenamiento a una hora más temprana en el día.

Anticípate a la procrastinación.

Todos hemos pasado por lo mismo, se acerca una fecha límite importante y, en lugar de trabajar en el proyecto en cuestión, estás plantado frente a una pantalla, navegando por Facebook, enviando mensajes de texto a un amigo o viendo tu programa de televisión favorito. Evitar la procrastinación es difícil, pero, afortunadamente, existen estrategias para liberarse de ella y comenzar a hacer las cosas.

Aquí es donde entra en juego el cuarto secreto, la procrastinación se puede superar imaginando tu yo del futuro.

Después de todo, no pospones las cosas porque eres perezoso, sino porque no tienes suficiente motivación. Imaginarte a ti mismo en el futuro puede solucionar este problema y es tan simple como hacerte dos preguntas:

"¿Qué placer obtendré al hacer esto?" y "¿Qué dolor sentiré si no lo hago?".

Si tu objetivo es hacer ejercicio todos los días, pero no puedes hacer ejercicio, imagínate tener una barriga enorme y sentirte totalmente lento. Esa rutina mental, seguro que te saca del sofá y te sube a la cinta eléctrica.

Al mismo tiempo, ser honesto acerca de las acciones que tomará tu futuro yo también puede ayudarte a alcanzar tus objetivos. Por ejemplo, si sabes que eres propenso a comer snacks poco saludables durante un futuro descanso, puedes eliminarlo, tirando toda la comida chatarra de tú casa. Incluso, podrías ir un paso más allá y llenar la casa con alternativas saludables.

Una vez superada la procrastinación, llega el quinto secreto, ser consciente que siempre habrá más que hacer, pero que no puedes hacer todo. Y, en realidad, ¡eso no es un problema!

Priorizar y programar las tareas que deseas realizar, es mucho más valioso que tachar tantos elementos de tu lista como sea posible. Toma el ejemplo del presidente George W.Bush, que sabía que siempre habría más que hacer, pero en lugar de tratar de hacer todo, hizo su prioridad leer libros, ya que lo encontró terapéutico y educativo. Y como resultado, leyó unos 95 títulos durante su presidencia.

Escribe tus ideas e ignora las de otros.

¿Alguna vez has tenido una idea increíble mientras comprabas comida o paseabas al perro? ¿No sería genial si, en lugar de esforzarte por recordarlo más tarde, pudieras anotarlo en ese mismo momento?

Por eso, el sexto secreto es tener siempre a mano un bloc de notas. Después de todo, escribir tus pensamientos te ayuda a aferrarte a ellos. El fundador de Virgin Group, Sir Richard Branson, dice que nunca habría construido su imperio comercial sin su libreta de confianza. Estaba tan comprometido a escribir sus ideas que, una vez que tenía una idea de negocio y no tenía un cuaderno, anotó la idea en su pasaporte. Para él, si una idea no se pone por escrito, se puede perder para siempre.

Tomar notas a mano, suele ser mejor que online, ya que también ayuda a tu memoria. Los psicólogos Pam Mueller y Daniel Oppenheimer descubrieron que los estudiantes que escribían a mano sus notas durante una charla TED, podían recordar mejor el material que los estudiantes que tomaban notas en sus computadoras portátiles.

Escribir nuestros pensamientos es crucial, al igual que mantener el control sobre el horario, que es donde entra en juego el séptimo secreto. Hay que evitar revisar el correo electrónico con demasiada frecuencia, para que otras personas no dicten cómo debemos pasar nuestro tiempo.

Contrariamente a la creencia popular, revisar constantemente los correos electrónicos es improductivo. Esto se debe a que la anticipación que se siente al revisar la bandeja de entrada, es comparable a tirar de la manija de una máquina tragamonedas. A menudo, se revisan los mensajes, y no hay nada nuevo. Sin embargo, a veces hay un mensaje nuevo, y esta imprevisibilidad es tan adictiva, que hace que uno comience a verificar más y más a menudo, esperando el golpe de dopamina que brinda un mensaje.

Una buena manera de liberar el correo electrónico, es darse de baja de los boletines innecesarios (no de este🙄​), o limitar el número de comprobaciones al día.

Recupera el control del tiempo.

Si alguna vez has tenido un trabajo de oficina, sabes lo increíblemente aburridas que pueden ser las reuniones, y que la mayoría, son ineficientes y solo deberían programarse, como último recurso, aquí entra el octavo secreto.

Una encuesta de 2015 encontró que el 35% de los encuestados consideraba que las reuniones semanales, eran una pérdida de tiempo, por estas dos razones principales:

• En primer lugar, de acuerdo con la ley de trivialidad de Parkinson , los participantes de la reunión tienden a perder mucho tiempo en cuestiones insignificantes.

• En segundo lugar, los extrovertidos suelen dominar las reuniones, lo que hace que sea menos probable que los demás participen. Como resultado, es probable, que no se comparta información valiosa durante dichas reuniones.

Dicho esto, si es absolutamente necesario tener una reunión, opta por tener reuniones de pie, en lugar de una sentado. Esto puede parecer extraño, pero los investigadores de la Universidad de Washington descubrieron que las reuniones durante las cuales los participantes se ponen de pie dan como resultado una mejor colaboración, menos apego a las ideas, niveles más altos de compromiso y una resolución de problemas más efectivo sobre la gestión del tiempo.

La directora ejecutiva de Yahoo, Marissa Mayer, ofrece otro buen consejo, al programar reuniones en incrementos de cinco o diez minutos, puedes tener hasta 70 reuniones por semana. Si se atenía al bloque estándar de 30 minutos, nunca podría lograrlo.

En otras palabras, controlar el tiempo de las reuniones evitará que las personas absorban tú tiempo. Esto es clave, ya que otras personas constantemente te pedirán cosas, un hecho que encaja muy bien con el noveno secreto, logra tus objetivos inmediatos más rápido diciendo NO a la mayoría de las cosas.

Después de todo, cada vez que dices que sí a algo, estás diciendo que no a otra cosa. La remera olímpica Sara Hendershot es un buen ejemplo. Ella, es una profesional en decir no a compromisos sociales y de otro tipo. Esta habilidad aprendida con esfuerzo le permitió mantenerse enfocada en los Juegos Olímpicos de 2012 en Londres, donde se clasificó para la final.

Como guinda del pastel, la investigación ha encontrado que las personas que tienden a decir que no en respuesta a las solicitudes de su tiempo son más felices y tienen más energía.

La regla 80/20.

A estas alturas ya sabemos que es esencial dedicar el tiempo limitado a tareas que tendrán el mayor impacto. El décimo secreto, puede ayudarte a hacer eso. Dice que al aplicar el Principio de Pareto puedes descubrir atajos hacia el éxito.

En la década de 1890, el filósofo y economista italiano Pareto, descubrió que el 20% de las plantas de guisantes de su jardín producían el 80% de sus saludables guisantes y extrapoló esta regla 80/20 al principio general que ahora lleva su nombre, y que se puede aplicar a una serie de áreas.

Por ejemplo, al aplicar la regla 80/20 a los empleados de una empresa, se puede decir que la mayoría de los vendedores deberían ser despedidos, ya que son los que tienen el desempeño más bajo. A partir de ahí, se podría concentrar la energía en el 20% restante, que ya genera el 80% de sus ventas, otorgándoles recompensas y mayores niveles de apoyo. El resultado final probablemente será una mejora general en las ventas.

También se puede usar la regla 80/20 en la vida personal, analizando las tareas que realiza semanalmente y luego identificando cuál de ellas tienen el mayor impacto.

Dicho esto, también se puede lograr más al evaluar críticamente las tareas que tienes por delante. El undécimo secreto está diseñado para ayudarte a hacer eso. Aprovechando las habilidades y delegando el trabajo aumentará la productividad.

Tomando un experimento de 2013 publicado en Harvard Business Review por los profesores Julian Birkinshaw y Jordan Cohen, se encontró que el 43% de los trabajadores estaban insatisfechos con las tareas que realizan en el trabajo.

Simplemente capacitando a los empleados para que reduzcan la velocidad y se hagan algunas preguntas, los autores del estudio pudieron identificar tareas importantes, liberando ocho horas adicionales por semana. La primera pregunta que la gente se hizo fue: "¿Qué tan importante es esta tarea para la empresa?" Luego, "¿Hay alguien más que pueda completarlo?" Y finalmente, "¿Cómo podría lograrse esta tarea si tuviera la mitad de tiempo?"

Completar tareas cortas aumenta la eficiencia.

Un día normal en la oficina, puede que haya dificultad para concentrarse. Este es el duodécimo secreto, que dice que agrupar tu trabajo en temas recurrentes cada semana te hará más efectivo.

Un gran ejemplo proviene de Jack Dorsey, cofundador de Twitter y fundador de Square. Dice que el secreto para dirigir sus dos empresas era tener un tema para cada día. Por ejemplo, los lunes se concentraría en la gestión; los miércoles estarían dedicados al marketing; y el domingo estaría reservado para la reflexión, retroalimentación y estrategia para la próxima semana.

Otro ejemplo es el entrenador empresarial Dan Sullivan. Recomienda tematizar cada semana en función de tres tipos de días para mantenerse enfocado y vigorizado. El primer tipo se llama día de enfoque, que es para actividades vitales como tareas de aumento de ingresos. El segundo tipo se llama día intermedio, que es para ponerse al día con los correos electrónicos, devolver llamadas, tener reuniones, delegar tareas y hacer papeleo. Y finalmente, un día libre es aquel en el que no se debe trabajar. Este último tipo se reserva para vacaciones y tiempo en familia.

Otra forma sencilla de aumentar la eficiencia tiene que ver con la realización de tareas pequeñas. Este es el decimotercer secreto, que dice que debe tomar medidas de inmediato en las tareas que ocupen menos de cinco minutos y así evitar volver a la misma tarea una y otra vez.

La clave es completar tareas de cinco minutos de inmediato, evitando una larga lista de tareas pequeñas.

Imagina que te llega un correo electrónico de un familiar y en lugar de responderle, lo llamas para asegurarte de hablar. Al programar la llamada en el calendario ahorras la energía mental que gastarías tratando de recordar volver a ella. Si, en cambio, lo hubieras puesto en una lista de tareas pendientes o lo hubieras dejado en la bandeja de entrada, probablemente nunca te habrías acordado de abordarlo.

Adopta una rutina.

Imagínate despertarte a las seis de la mañana, hacer ejercicio durante 45 minutos y luego preparar un delicioso desayuno rico en proteínas. Puede parecer difícil, pero el decimocuarto secreto muestra por qué es esencial.

Dice que dedicar la primera hora de cada día a una rutina matutina mejorará tú salud: mente, cuerpo y alma. De hecho, comenzar el día con un entrenamiento es una excelente manera de hacer fluir su creatividad.

Coge le ejemplo del autor de best-sellers del New York Times, Dan Miller, quien comienza cada día meditando durante media hora, luego hace ejercicio durante 45 minutos mientras escucha programas de audio. Evita leer las noticias o mirar su teléfono durante este tiempo, y dedica su primera hora a experiencias positivas e inspiradoras. Incluso afirma que sus ideas más creativas le llegan durante este "tiempo para mí" diario.

A partir de ahí, puedes aumentar aún más tú energía y bienestar comiendo un desayuno saludable y bebiendo mucha agua. Esto es enorme para el autor de best sellers y presentador de podcasts Shawn Stevenson. Él considera que la energía lo es todo, por lo que comienza cada día con lo que él llama un baño interior. Simplemente bebe 30 onzas de agua purificada para reactivar su metabolismo eliminando desechos.

De hecho, según el decimoquinto secreto, la energía es primordial. El secreto es que la productividad no se trata de tiempo, sino de mantener el enfoque y la energía.

Es por eso que Francesco Cirillo ideó la Técnica Pomodoro, un método diseñado para reducir las distracciones y aumentar la productividad. Su enfoque consiste en configurar un temporizador durante 25 minutos, dedicar toda su atención a una sola tarea durante los 25 minutos completos y luego tomar un descanso de cinco minutos antes de repetir el ciclo.

La autora Monica Leonelle encontró un gran éxito con la Técnica Pomodoro después de darse cuenta de que no tenía ni una sola hora libre en el día. Al usar la Técnica Pomodoro, se recargó durante sus descansos, manteniendo una energía constante durante todo el día y, con la ayuda de otras técnicas, pasó de escribir 600 palabras por hora a escribir 3500.

Reflexión, los 15 secretos y mi opinión.

Hay una cosa en la que coincido con las personas altamente exitosas, consideramos que el tiempo es nuestro activo más valioso, y tú deberías empezar a considerar lo mismo. Aplicar trucos de vida más efectivos, es algo que llevo haciendo durante los últimos meses, y que me ha ayudado mucho a la hora de gestionar problemas como la ansiedad.

Los 15 secretos que hemos tratado en el artículo son:

1. Aprender que el tiempo es el activo más valioso, y que una vez perdido no se podrá recuperar. Totalmente de acuerdo, es fundamental para empezar a valorar tu vida.

2. Determina y prioriza tu tarea más importante. Identificar la tarea principal y segregarla en tareas menores, puede ser muy útil a la hora de organizar tus días.

3. Cambiar las listas por calendarios. Definitivamente SI. Antes usaba listas, ahora soy más de calendario, pongo la tarea que debo hacer y el tiempo aproximado que me llevará, eso me da una visión bastante buena de mis días.

4. Piensa en futuro para evitar la procrastinación. Muy útil, anteriormente los artículos de esta Newsletter los dejaba para el último momento, ahora trato de dejarlos preparados con antelación, para que la procrastinación o cualquier imprevisto no me impida realizar mi trabajo.

5. Ser consciente de que hay más que hacer, pero que no siempre se puede. Este fue uno de los que tuve que aprender a base de golpes, en los últimos meses estaba obsesionado con trabajar cada día, de lunes a domingos y me obsesionaba con ello; hasta que el cuerpo me pidió parar, desde ese momento he ganado más dinero y he sido mucho más productivo.

6. Tener siempre a mano un bloc de notas. Este no lo hago, uso las notas del móvil para apuntar cualquier cosa, se que es más efectivo escribirlo a mano, peor por el momento, no lo hago.

7. Revisar menos el correo electrónico. Esta bien revisarlo para ver si te entra una venta, un patrocinio o algo que te suba el EGO, pero como bien digo en el artículo, puede ser una gran pérdida de tiempo.

8. Limitar las reuniones al máximo. Levelsio es una persona prácticamente inaccesible, y aquí te explica el por qué. En el último año mis reuniones se han multiplicado por muchas, he pasado de tener todo el día para mi y mis cosas a verme obligado a tener dos o tres horas de charleta con socios o clientes, es algo que debería limitar.

9. Aprende a decir NO. Esto es algo que aprendí hace bastante tiempo, en mi adolescencia era alguien que se apuntaba a todo, aunque no me apeteciera…

10. El 20% de tus tareas son las que te dan el 80% de tus ingresos. Que gran verdad, aprender a priorizarlas es algo que quiero hacer.

11. Aprender a delegar. Es algo que no sé hacer. Siempre pienso que yo soy el mejor para hacer cierta cosa (a mi estilo) y me cuesta mucho dejarlo en manos de alguien, pero es algo que debo aprender a hacer.

12. Organizar tu semana en temáticas, cada día una temática. Tiene sentido, es algo que quizás em propongo hacer, pero por el momento no lo termino de ver, aunque para grandes CEOs que tienen varios departamentos en su empresa, puede ser útil.

13. Realizar YA las tareas que dura menos de 5 minutos. Definitivamente SI, es algo que hago desde hace meses y viene muy bien, da gusto ver como van saliendo cosas por hacer, aunque sean pequeñas.

14. Adoptar una rutina. Es algo difícil, una rutina puede venir muy bien para tener más organizado el día, pero cuando tu vida está llena de imprevistos, puede no ser lo más útil.

15. Conservar energía con la técnica del Pomodoro. Es una técnica útil, que uso frecuentemente para trabajar y estudiar, y que me gusta por la concentración que logro gracias a ella (aunque quizás sea la música Lo-Fi…).

Como ves, no llevo a cabo todos los secretos, y no pasa nada por ello, personalmente la rutina de mañana y levantarse temprano, es algo que no lo llevo bien, igual que eso que dicen de una ducha fría… Puedes llegar a tener una vida exitosa sin estos “secretos”.

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